Wussten Sie, dass das Finanzamt Ihre E‑Mails prüfen darf?

In der Regel nicht. Das Online-Archiv in Outlook ist im Grunde ein zweites Postfach: Mails lassen sich dort weiter löschen und verschieben. Microsoft 365 hat zwar Aufbewahrungsrichtlinien – ein eigenständiges, versiegeltes Archiv mit Prüfprotokoll ersetzen sie aber nicht. Hornetsecurity bekommt jede Mail per Journaling schon in dem Moment, in dem sie ankommt oder rausgeht. Bevor jemand sie löschen kann.

Ein kostenloser Selbsttest mit zehn Fragen, direkt hier auf der Seite. Nach etwa zwei Minuten sehen Sie, ob Ihre E-Mails prüfungssicher sind – und wo die Lücken liegen. Ist das Ergebnis „Nein“, können Sie es mit einem Klick senden und bekommen einen Rückruf. Ihre Antworten verlassen Ihren Browser nur, wenn Sie das selbst wollen.

Die ziehen mit um. Vorhandene Mails aus Postfächern, Exchange-Servern oder PST-Dateien werden ins Archiv übernommen. So finden Sie auch die Mails der vergangenen Jahre wieder.

Kaum. Outlook bleibt Outlook. Die Archivierung läuft unsichtbar im Hintergrund. Wer eine alte Mail sucht, findet sie im Archiv-Portal in Sekunden – auch dann, wenn sie im Postfach längst gelöscht ist.

Ihr Archiv liegt bei Hornetsecurity in Rechenzentren in Deutschland. Die Daten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert. Sie bekommen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV). Wer was sehen darf, regeln Rollen – und jeder Zugriff wird protokolliert.

Sie bekommen den technischen Teil: die IT-Dokumentation. Sie beschreibt Systeme, Datenwege, Zugriffsrechte, Aufbewahrung und Datensicherung. Ihr Steuerberater ergänzt die organisatorischen und steuerlichen Teile und erstellt daraus Ihre Verfahrensdokumentation. Das ist die sauberste Aufteilung – jeder macht, was er am besten kann.

Nahezu jede. Häufig sind es Lexware Office (früher lexoffice), sevdesk oder DATEV Unternehmen online – aber auch andere Programme lassen sich anbinden. Je nach Software läuft das über eine direkte Schnittstelle, den Belegeingang per E-Mail oder per Upload. Welcher Weg bei Ihnen passt, erfahren Sie im Rückruf.

Nur wenn Sie es noch nicht nutzen. Der Umzug ist optional. Nutzen Sie Microsoft 365 schon, entfällt er. Kommen Sie von IONOS, Strato, Google Workspace oder einem eigenen Exchange-Server, ziehen Sie mit allen alten Mails, Kalendern und Kontakten um.

Alle Mails der Person bleiben im Archiv – vollständig und durchsuchbar, für die ganze Aufbewahrungsfrist. Das Postfach kann danach weg. Sie sparen die Lizenz und behalten trotzdem jeden Beleg.

Gute Frage – und eine, die Sie vor dem Start klären sollten. Am einfachsten ist eine klare Regel, dass das Firmenpostfach nicht privat genutzt wird. Im Rückruf erfahren Sie, welche Lösung sich in der Praxis bewährt. Die Regelung selbst stimmen Sie am besten mit Ihrem Datenschutzbeauftragten ab.

Kleine Teams sind oft in wenigen Tagen fertig. Größere Umgebungen mit Umzug rechnen Sie in Wochen, nicht in Monaten. Den genauen Zeitplan bekommen Sie mit dem Angebot.

Das hängt vor allem davon ab, wie viele Postfächer Sie haben und ob ein Umzug nötig ist. Darum gibt es keinen Preis von der Stange. Nach dem GoBD-Check und einem kurzen Rückruf bekommen Sie ein klares, schriftliches Angebot: einmalig für die Einrichtung, laufend pro Postfach und Monat.

Nein. Sie bekommen die technische Umsetzung und die IT-Dokumentation. Steuerliche und rechtliche Fragen klären Sie mit Ihrem Steuerberater – der bekommt dafür alles, was er braucht.